Was ist Outsourcing – und wann macht es Sinn?
Was ist Outsourcing – und wann macht es Sinn?
Nur wenige Unternehmen arbeiten heute ohne die Unterstützung durch Produkte oder Dienstleistungen anderer Unternehmen. Stattdessen werden Partnerschaften sowohl mit Lieferanten als auch mit Auftragnehmern eingegangen. Die Zusammenarbeit mit externen Auftragnehmern oder das Outsourcing kann es einem Unternehmen ermöglichen, die eigenen Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Dies hat sich insbesondere für den Softwarebereich bewährt.
Die Entscheidung, wie und wann man outsourcen sollte, ist jedoch nicht einfach. Auch die Beschreibung Outsourcing kann kompliziert sein, gibt es doch die unterschiedlichsten Begrifflichkeiten dafür: Mitarbeiterüberlassung, Personalleasing, Projektunterstützung etc…
In diesem Artikel werden die häufigsten Varianten der Mitarbeiterüberlassung beschrieben. Unternehmen lagern in der Regel auf zwei Arten aus: einzelne, klar trennbare Teile des täglichen Betriebs oder etabliertes Outsourcing als strategischen Teil des Geschäfts. Microsoft, als Beispiel für letzteres, setzt auf Outsourcing, um sein Betriebsmodell zu erfüllen. Sie entwerfen ihre Produkte und Software intern, und beauftragen dann Subunternehmen, die in ihrem Auftrag eine komplexe Liefer- und Produktionskette betreiben.
Im Gegensatz dazu ist das Outsourcing der Softwareentwicklung z.B. der neuen Android- oder iOS App für ein Unternehmen einfach das Outsourcing eines Teils des Tagesgeschäfts.
Wie kann man Outsourcing also strategisch in den Businessplan integrieren? Dieser Artikel soll bei der Entscheidung helfen, wie und wann man outsourcen sollte, um das eigene Unternehmen optimal zu ergänzen.
1. Was sollte man outsourcen?
Die ausgelagerten Tasks können je nach Branche variieren. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Aufgaben, die sich besonders gut für das Outsourcing eignen:
A. Aufgaben oder Projekte die zwar für das Unternehmen essentiell sind, nicht aber wichtiger Bestandteil Ihrer Strategie.
Nehmen wir als Beispiel ein fiktives Startup im Bereich veganes Fleisch. Beyond Meet soll es heißen 🙂 Es gibt auch eine App (vom Cousin des Gründers erstellt) die maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Im Zuge dieses Erfolgs wurden weitere Produkte, sowie die Erweiterung der App und der Erstellung einer Website mit Rezepten beschlossen.
Doch die Stärke von Beyond Meet ist nicht die Entwicklung von Websites und Apps sondern von Fleischersatzprodukten. Durch Outsourcing eines kleinen Softwareteams kann Beyond Meet Website und App entwickeln, ohne sich die dafür notwendige Expertise zu holen und ohne das streng reglementierte Budget zu überschreiten. Dies kann kurzfristig sein bis man eigene Entwickler gefunden hat, aber auch eine langjährige, strategische Partnerschaft.
B. Gelegenheitsaufträge
Gelegenheitsaufträge eignen sich ebenfalls bestens für das Outsourcing. Soll eine neue Plattform erobert werden (z.B. eine App zur Nutzung einer Steuersoftware für den PC) so können durch Outsourcing die dafür notwendigen Skills das eigene Team kurzfristig erweitern. Kommt die App gut an, so können entsprechende Fachkräfte ins Unternehmen geholt werden. Kommt sie nicht so gut an, sind die getätigten Investitionen überschaubau – und bleiben es auch.
2. Wann sollte man outsourcen?
Bei der Entscheidung, ob man eine Aufgabe outsourcen oder Inhouse durchführen sollte, ist eine Kosten-/Zeit Kalkulation im Vorfeld sinnvoll. Möglicherweise gibt es Aufgaben, die man intern mit etwas Zeit und Geld selbst erledigen könnte – zum Beispiel ist eventuell geplant, ohnehin innerhalb eines halben Jahres interne Entwickler einzustellen, um die eigene Flexibilität bei der Softwareentwicklung zu erhöhen. Aber in der Zwischenzeit muss noch die Website und das Backend-System der internen Lagerverwaltung aktualisiert werden. Kurzfristig können diese Aufgaben outgesourct werden – mit dem langfristigen Ziel, eigene Entwickler einzustellen.
Wenn man eine Kosten-/Zeitanalyse durchführt, sollte bedacht werden, dass Outsourcing, klare Ziele und einen Zeitplan mit dem Outsourcing Unternehmen erfordert. Das bedeutet keinesfalls, dass das Ergebnis (insbesondere bei Forschungsprojekten) nicht auch offen sein kann. Wichtig ist aber, dass beide Seiten eine klare und transparente Erwartungshaltung haben.
Wenn es beim Outsourcing primär um Kosteneinsparung geht sollte zu jedem Zeitpunkt klare Kommunikation mit dem Outsourcingpartner gewährleistet werden. Beliebte und bewährte Möglichkeiten sind hier das Telefon, E-Mail und TeamViewer. Wirklich gute Unternehmen für Software Personalleasing ermöglichen jedoch auch softwaregestützte, integrierte und integrierbare Task Management Systeme sowie den regelmäßigen persönlichen Kontakt mit den Entwicklern oder zumindest dem Projektmanager. Moderne Software hat die Effizienz der Verwaltung eines (Software) Projekts erheblich gesteigert. Persönlicher Kontakt ist dennoch häufig der Schlüssel zu erfolgreichem Outsourcing. Bei der Wahl des richtigen Unternehmens sollte dabei unbedingt darauf geachtet werden, dass zumindest gelegentlich (z.B. 1 Mal im Monat) vor Ort mit den Entwicklern gearbeitet werden kann.
Wird Outsourcing im EU-Ausland betrieben muss man sich um Unterschiede in Kultur und Sprache weniger Sorgen machen. Besonders Ost Europa hat sich in den letzten 10 Jahren als bestens geeignet für Software Outsourcing Projekte erwiesen. Deutsche Firmen profitieren beispielsweise bei rumänischen Unternehmen von einem sehr positiven Ruf. Die Zusammenarbeit wird geschätzt und vollzieht sich auf Augenhöhe. Hervorzuheben ist die “Deutsche Mentalität”, Probleme anzusprechen und nicht zu verschweigen.
Im Vergleich hierzu hat man beim sogenannten Offshore Outsourcing häufig damit zu kämpfen, dass Probleme nicht angesprochen werden. Dafür sind diese Software Outsourcing Firmen auch noch einmal ca. 30% günstiger als europäische Konkurrenten. In den letzten Jahren ist hier jedoch eine Annäherung zu beobachten, schließlich handelt es sich bei dem Produkt Software um ein globales Bedürfnis, welches – sofern die Programmiersprache gesprochen wird – von jedem Unternehmen weltweit befriedigt werden kann.
In jedem Fall kann mit dem richtigen Kooperationspartner Outsourcing dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren. Ressourcen und Wachstumschancen können strategisch besser genutzt werden.
